Ein Werbekalender sieht für jeden Werbekunden gleich aus – bis auf die Rückwand oder die Fußleiste mit Logo, Adresse und Telefonnummer. Genau diese kleine Abweichung macht die Konfektion anspruchsvoll: Aus einer Auflage werden Dutzende Versionen, jede mit eigener Stückzahl, eigenem Empfänger und eigenem Liefertermin. Dieser Ratgeber zeigt, wie wir Versionen organisieren, was ein Sortenwechsel kostet und wie die fertigen Kalender beim richtigen Empfänger ankommen.
Was unterscheidet einen Werbekalender von einem Verlagskalender?
Beim Verlagskalender ist jedes Exemplar gleich; die Herausforderung ist die Menge. Beim Werbekalender ist die Menge je Version oft klein – manchmal nur einige Dutzend Stück –, aber die Zahl der Versionen groß. Die Monatsblätter sind für alle gleich, individualisiert werden Rückwand, Deckblatt oder eine eingedruckte Fußleiste. Daraus folgen drei Anforderungen: Die Versionen dürfen sich nicht vermischen, jede Version muss genau in der bestellten Menge fertig werden, und die Auslieferung folgt nicht einem Lager, sondern vielen Empfängern.
Für die Bindung selbst ändert sich nichts: Wir tragen die Monatsblätter zusammen, legen die versionsspezifische Rückwand hinter den Satz, binden mit Wire-O, setzen Bügel oder Kalenderöse und verpacken einzeln. Rund 62 Sekunden je Kalender sind es auch hier.
Dasselbe Prinzip gilt für Tischkalender mit Firmeneindruck auf dem Aufstellrücken und für Dreimonatskalender mit Werbefläche auf der Rückwand. Beim Tischkalender ist die Version am Aufsteller erkennbar, der vor dem Binden aufgerichtet wird; beim Dreimonatskalender an der Rückwand, auf die wir die drei Kalenderblöcke und den Datumsschieber setzen. In beiden Fällen wird die Version am Anfang der Kette festgelegt, und alle weiteren Schritte laufen für diese Version geschlossen durch, bevor die nächste beginnt. So bleibt jede Charge sortenrein, auch wenn am selben Tag zehn Versionen gebunden werden.
Wie sieht eine gute Versionsliste aus?
Die Versionsliste ist das wichtigste Dokument des Auftrags. Sie verbindet die gedruckte Rückwand mit Stückzahl, Empfänger und Termin. Am besten schicken Sie sie als Tabelle mit eindeutigen Kürzeln, die auch klein auf der Rückwand gedruckt sind – etwa am unteren Rand, wo sie im fertigen Kalender nicht stören.
| Kürzel | Werbekunde | Stückzahl | Empfänger | Versandart | Termin |
|---|---|---|---|---|---|
| V01 | Autohaus (anonymisiert) | 250 | Firmensitz des Werbekunden | Palette | KW 44 |
| V02 | Steuerkanzlei | 60 | Kanzlei | Paket | KW 45 |
| V03 | Handwerksbetrieb | 120 | Werkstatt | Paket | KW 45 |
| V04 | Apotheke | 80 | Ihr Lager | mit Sammelpalette | KW 43 |
Wichtig sind eindeutige Kürzel und eine Gesamtsumme, die mit der Zahl der gedruckten Rückwände übereinstimmt. Fehlen Rückwände für eine Version, fällt das beim Wareneingang auf, nicht erst beim Verpacken – vorausgesetzt, die Liste liegt vor der Anlieferung vor.
Was kostet ein Sortenwechsel, und wie rechnet er sich?
Jede Version bedeutet einen Sortenwechsel: Die Rückwände der alten Version werden vom Platz genommen und gezählt, die neuen eingelegt, das Versionsschild am Bindeplatz getauscht, die ersten Stücke der neuen Version mit dem Muster verglichen. Dafür berechnen wir je weiterer Version 15,00 € – 40,00 €, im Mittel 27,50 €. Die erste Version ist in der Einrichtung der Bindemaschine enthalten.
Ein Rechenbeispiel: Ein Werbemittelhändler vom Niederrhein bestellt 5.400 Bildkalender mit Firmenrückwand, aufgeteilt auf 36 Werbekunden mit durchschnittlich 150 Stück. Die Bögen kommen aus der Region Kempen (652 km bis zum nächsten Betrieb) auf drei Paletten, zurück gehen vier Paletten.
| Posten | eine Version | 36 Versionen |
|---|---|---|
| Arbeit (93 Stunden) | 1.534 € | 1.534 € |
| Einrichtung der Bindemaschine | 120 € | 120 € |
| Sortenwechsel (35 weitere Versionen) | – | 962 € |
| Transport hin und zurück | 1.316 € | 1.316 € |
| Summe | 2.970 € | 3.933 € |
| je Kalender | 55,0 ct | 72,8 ct |
Die 35 Sortenwechsel machen rund 17,8 ct je Kalender aus. Verglichen mit dem Wert eines Werbekalenders für den Kunden ist das wenig – verglichen mit dem Stückpreis eines Verlagskalenders ist es spürbar. Bei sehr kleinen Versionen lohnt es sich daher, Kunden mit gleichem Liefertermin zusammenzufassen, damit nicht zusätzlich viele Einzelpakete anfallen. Richtwert – Angebot nach Anfrage und Muster.
Wie verhindern wir, dass sich Versionen vermischen?
Eine Version ist erst abgeschlossen, wenn Stückzahl, Rückwände und Kartons übereinstimmen. Deshalb arbeiten wir mit einer Zwischenzählung nach jeder Version: Die gebundenen Kalender werden gezählt, die übrig gebliebenen Rückwände ebenfalls, und beides wird gegen die Versionsliste gebucht. Erst dann wird der Platz für die nächste Version freigegeben. Jeder Karton erhält das Versionskürzel außen, jede Palette oder jedes Paket einen Lieferschein mit Kürzel und Stückzahl.
Am Bindeplatz hängt während der gesamten Version ein Schild mit Kürzel und Muster der Rückwand. Beim Vergleich mit dem Muster alle 100 Stück prüft die Schichtleitung neben Bindung und Bügel deshalb auch, ob die Rückwand zur aktuellen Version gehört. Fehler in der Blattfolge werden wie bei jedem Kalender behandelt: Sitzt ein Blatt falsch oder schließt der Drahtkamm nicht sauber, öffnen wir den Kamm, tauschen das Blatt und binden neu – jede Fehlbindung steht mit Stückzahl im Protokoll der Charge.
Wie kommen die Kalender zu den einzelnen Empfängern?
Die Kommissionierung je Version gehört bei uns zum Auftrag. Große Versionen gehen als Palette per Stückgut direkt an den Werbekunden, kleine als Paket, und Versionen, die Sie selbst verteilen, kommen gesammelt auf eine Palette an Ihr Lager – nach Kürzeln sortiert. Den Versand organisieren Partnerspeditionen und Paketdienste; eigene Fahrzeuge haben wir nicht.
Werden Kalender erst im November oder Dezember verschickt, lagern sie bis dahin in Bludov. So können Sie früh binden lassen, ohne dass Ihr Lager im Herbst überquillt, und jede Version geht an dem Tag hinaus, den der Werbekunde sich wünscht.
Was passiert, wenn sich die Versionsliste noch ändert?
Bei Werbekalendern ist das die Regel: Ein Werbekunde springt ab, zwei kommen im Oktober noch dazu, ein dritter möchte statt 100 lieber 180 Stück. Solange eine Version noch nicht gebunden ist, lässt sie sich ohne Aufwand ändern – vorausgesetzt, die passenden Rückwände liegen vor. Kommen neue Versionen hinzu, reihen wir sie hinter die laufenden ein; jede neue Version kostet einen weiteren Sortenwechsel, sonst nichts. Wird eine Version gestrichen, deren Rückwände schon gedruckt sind, lagern wir die Blätter bis zu Ihrer Entscheidung.
Damit Änderungen nicht untergehen, führen wir die Versionsliste mit Datum und Stand. Jede neue Fassung, die Sie schicken, ersetzt die alte vollständig; Teiländerungen per Telefon bestätigen wir schriftlich. Am Ende des Auftrags erhalten Sie die Liste mit den tatsächlich gebundenen und ausgelieferten Stückzahlen je Kürzel zurück – als Grundlage für Ihre Rechnung an die Werbekunden.
Welche Unterlagen beschleunigen den Start?
- Versionsliste mit Kürzel, Stückzahl, Empfänger, Versandart und Termin
- Referenzmuster mit einer beliebigen Version als Vorlage für Bindung und Bügelposition
- Angabe, ob Rückwände je Version gezählt oder mit Reserve geliefert werden
- Lieferadressen und Ansprechpartner je Empfänger
- Vorgaben zur Verpackung: Karton je Version, Beilage eines Anschreibens
Die Leistung im Detail finden Sie unter Werbekalender mit Firmenrückwand in Kleinauflagen.
Wie geht es weiter?
Schicken Sie uns Ihre Versionsliste – auch vorläufig – zusammen mit Auflage und Terminen über die Anfrage. Wir rechnen Sortenwechsel und Versand je Empfänger durch und melden uns binnen 24 Stunden. Für Fragen zur Aufteilung der Versionen ist Elisabeth Zachová unter +420 604 373 376 erreichbar.
